Rogue: gestión de documentos sin enredos

(es)

railsdocument management

Tal vez ya hemos dejado atrás el papel, pero es solo un medio, el objetivo de todos los días es la gestión de documentos, siempre tenemos más de lo que queremos y estoy seguro de que gran parte de ella no es realmente necesaria.

La mejor forma de transmitir acuerdos es a través de la gestión de documentos, nos ayuda a definir ámbitos, plazos, salarios, beneficios, obligaciones y derechos. No podemos guardarlos en nuestras cabezas y es difícil transmitirlos.

Las empresas los necesitan, pero el problema de crear cada documento es demasiado y la mayoría de las empresas pierden el enfoque en su elaboración y revisión, por lo que nos olvidamos de los beneficios a largo plazo.

Main banner from Rapidocs

Desde mi experiencia, nos enfrentamos a dos momentos críticos. El primero es cuando decidimos crear una propuesta, reunir toda la información es parte del trabajo, pero una vez reunida, necesitamos avanzar, el proceso de creación, pasarlos a los revisores correctos, evitando que algo sea público y entregarlos a tiempo es agotador. Por más que lo intentemos, tomamos mucho más tiempo de lo esperado para entregar el documento. El segundo problema surge mucho más adelante. Digamos que lo hacemos bien y somos seleccionados y construimos el contrato, volvemos a pasar por el mismo proceso y trabajamos en él. En algún momento más adelante tendremos que revisar el contrato, la mayoría de las veces porque algo se sale de ámbito y necesitamos verificar el documento para saber quién tiene la razón sobre una definición. Entonces, de repente, nos damos cuenta de que tenemos 3 copias del contrato y no estamos seguros de cuál es la oficial.

Por eso decidimos intervenir y desarrollamos Rogue, que ahora promovemos como Rapidocs.app. Rapidocs es una herramienta simple donde se definen procesos, como revisar un contrato. Con Rapidocs se define cada paso del proceso: cuál es el mejor nombre (es difícil ponerle nombre a las cosas, como probablemente ya sepas), lo que se espera revisar en ese paso particular, quién debe revisarlo y cuántos revisores deben aprobarlo para pasar al siguiente paso. Oh, y tan importante, cuánto tiempo debe tomar este proceso.

Process view from Rapidocs

Después de definir el proceso, se lleva a cabo una revisión. Comienza con la subida del documento y dando un pequeño contexto, ya que la mayoría de las veces el documento tiene un lenguaje más extenso y quizás un par de párrafos ayuden al equipo interno a definirlo mejor. Luego, el documento va a las personas que tienen los roles necesarios en el siguiente paso y pueden aprobarlo y continuar o rechazarlo con una explicación adecuada del rechazo y el proceso se detiene y debe comenzar de nuevo. Algunos roles pueden pasar el proceso de revisión si hay más personas disponibles para dar su aprobación en ese paso.

Optamos por tener rechazos duros porque si alguna parte del documento debe ser rechazada significa que el documento ya no es válido y se debe realizar una modificación, por lo que no tiene sentido continuar con el archivo actual.

Step review in Rapidocs

También elegimos tener que las personas pasen el paso de aprobación, solo porque puede haber un problema, por ejemplo, un paso que requiere la aprobación de dos asesores legales, pero hay tres en el equipo y uno de ellos revisa el documento y se da cuenta de que no es el revisor más calificado para ese documento, pero se compromete a revisarlo. Ahora, el resto del equipo se ve obligado a aprobar o rechazar.

Finalmente, todos estos documentos ahora están marcados como los aprobados o rechazados definitivos, por lo que sabes exactamente dónde encontrar el documento correcto, incluso si ha pasado mucho tiempo antes de volver a revisarlo. Esto elimina la situación típica en la que el último contrato estaba en el correo electrónico de alguien que dejó la empresa.

Rapidocs también puede subir documentos adicionales, por ejemplo, si tienes un documento aprobado por la empresa, luego debes firmarlo en otro lugar, por lo que subes el documento firmado como un paso final adicional al proceso. O tal vez debas adjuntar otro tipo de documento: un anexo, una prueba de compra o aprobación.

Pero no solo se trata de contratos, como te dije, los documentos están en todas partes. También puede ayudar a simplificar las solicitudes internas, los reembolsos, las entregas de productos, la gestión de las aprobaciones de crédito, cualquier cosa que necesite más de un par de ojos para revisarlo.

Uno de nuestros principales competidores son los sistemas de procesos genéricos y las soluciones de almacenamiento, como Trello, ClickUp o Sharepoint. Estas son herramientas maravillosas pero carecen de control o requieren una gran cantidad de personalización y automatización que suelen ser inadecuadas para las necesidades del usuario. Déjame darte un ejemplo, el ejemplo anterior: puedes tener el proceso de aprobación de contratos en un Kanban, pero todos pueden revisar el documento en cualquier etapa, y alguien podría simplemente deslizar el documento a una etapa posterior sin saberlo o alguien podría rechazar el documento y olvidar escribir por qué se está rechazando. Puedes revisar los registros, pero eso solo vuelve a una gran cantidad de trabajo manual y no deseado que podrías evitar utilizando Rapidocs.

Acabamos de comenzar, pero ya tenemos una gran cantidad de trabajo pendiente, uno que se enfoca en simplificar los procesos de la organización y esperamos mantenerlo simple. Puedes aprender más sobre ello y unirte a la etapa de early adopter en Rapidocs.app